Hva er det med et nytt år som fyller oss alle med trang til å rense? Klær, gamle leker – det er de enkle tingene. (Hvis den er skånsomt brukt, doner, vær så snill !) Men hvordan håndtere bunker på hauger med økonomisk papirarbeid? Hvor lenge bør du beholde selvangivelsen? Hva med gamle sjekkhefteregistre og lønnsslipper? Vi tappet New York Times bestselgende forfatter og organiserings- og produktivitetskonsulent Julie Morgenstern for å gi oss svaret en gang for alle.
1. Selvangivelser: 3 år
Tidligere var syv år anbefalingen, men Morgenstern fastholder at tre år er nok. Det betyr inneværende år, pluss tre år tilbake, men alle bør sjekke med sin egen regnskapsfører for å se om det er noen grunn til å beholde skattepapirene utover tre år, forklarer hun. Noen eksempler på uteliggere: Kanskje du gikk gjennom en skilsmisse. Eller kanskje du kjøpte et hus i løpet av et år som er like utenfor treårsmarginen. Spør regnskapsføreren din, men skulle det inntreffe en vesentlig hendelse som du kanskje må referere til, kan det være verdt å holde på, legger Morgenstern til.
Profftips for hvordan du organiserer deg: Morgenstern foreslår å sette opp en enkelt mappe for hvert år og skrive ut en kopi av skattene dine (forutsatt at du arkivert elektronisk) for å huse det stedet. Disse mappene oppbevarer selvangivelsen din, men sikkerhetskopierer også for eventuelle fradrag du måtte ha krevd, sier hun. Deretter, ved starten av et nytt år, start en ny mappe som inneholder alle skatterelaterte papirer for året etter hvert.
2. Sjekkbokregistre: Inntil 10 år
Hvis du fortsatt skriver sjekker eller har registre fra skatterelevante år, behold disse valpene i omtrent et tiår. Sjekkbokregistre er nesten som en dagbok, forklarer Morgenstern. Ikke bare er de historien om et år, men hvis du bruker dem regelmessig, er det en referanse for dyre kjøp eller tjenester som du ikke oppbevarte kvitteringer for. (I tillegg er dette poster som ikke eksisterer digitalt, noe som betyr at du må beholde dem lenger.)
Profftips for hvordan du organiserer deg: Pop relevante sjekkhefte registre i gjeldende selvangivelsesmappe. (Alt lenger bak kan du gjemme sammen.)
3. Månedlige regninger: Kast
Din strømregning. Din mobiltelefonutskrift. Ifølge Morgenstern er det helt greit å makulere ved ankomst. Denne typen regninger er alle online og konsekvensene [hvis du trenger å referere en] er relativt små, sier hun. Du kan enkelt gå på nettet og finne ut hva du betalte forrige måned – eller hva du betalte for et år siden.
Profftips for hvordan du organiserer deg: Tenk på fordelene ved å bli kvitt og makulere disse tingene - det gir bare plass til det du virkelig trenger å få tilgang til regelmessig, sier Morgenstern.
4. Lønnsslipper: Det kommer an på
Siden de fleste selskaper digitaliserer stubber, er den eneste gangen du kanskje trenger å få tilgang til en papirkopi hvis du forlater stillingen din. Hvis det virker sannsynlig, skriv dem ut eller lagre dem som filer. For det første er det en stor mulighet for at du må referere dem på et tidspunkt for skatt, sier Morgenstern. Men det er også en historie her. La oss si at du har flere jobber eller bytter jobb ofte. Eller kanskje du jobber for en arbeidsgiver, tar en pause og så går du tilbake til dem. Dette er din eneste registrering av detaljer som time- eller prosjektpris. Hold på alle du tror du vil referere til i fem år.
Profftips for hvordan du organiserer deg: Morgenstern er en fan av å konvertere dem til PDF-er og gjemme dem i en skrivebordsmappe.
5. Kredittkortutskrifter: Kast
Ingen grunn til å holde på disse – faktisk er papirløs veien å gå – siden alt er så lett tilgjengelig på nett, sier Morgenstern.
Profftips for hvordan du organiserer deg: Pass på at du har et eget kort for personlige utgifter og et for jobb, slik at du ikke har en enorm mengde utflod av skatter eller utgifter, legger hun til.
6. Alle kontrakter: For alltid
Økonomisk papirarbeid som knytter seg til store øyeblikk i livet ditt bør gå i en evig mappe, sier Morgenstern. Noen eksempler: en salgsseddel for et hus, livsforsikringen din, papirene for det første kjøpet for bilen din. Skriv disse ut og ha dem for hånden.
Profftips for hvordan du organiserer deg: Alt om det arkivskapet (eller låseboksen for alt som er ekstremt følsomt eller vanskelig å erstatte).
7. Kvitteringer for nettkjøp: Det kommer an på
Per Morgenstern bør du føre digital journal minst like lang tid det tar før varen din kommer frem. Selvfølgelig, avhengig av størrelsen på kjøpet eller returvinduet, kan det være lurt å utvide denne grensen.
Profftips for hvordan du organiserer deg: Hver gang du legger inn en bestilling, får du en e-postbekreftelse, så mitt råd er å sette opp en mappe i innboksen din som sier 'ordrer lagt' og en som sier 'bestillinger mottatt.' Når noe kommer, flytter du det fra en mappe til den neste som en måte å sjekke det av og holde oversikt.
I SLEKT: 12 topprangerte organisasjonsprodukter som vil rydde opp i hjemmet ditt ... og livet ditt
